個人情報保護規程

第１章　総則/h4>

第１条（目的）

本規程は、個人情報が個人の人格尊重の理念のもとに慎重に取り扱われるべきものであることに鑑み、協同組合トーシングループ（以下、「当組合」という。）が保有する個人情報の適正な取扱いの確保に関し必要な事項を定めることにより、個人の権利利益を保護することを目的とする。

第２条（用語の定義）

本規程における用語の定義は、次の各号に定めるところによる。

1. 個人情報

   個人情報とは、生存する個人に関する情報であって、次の各号のいずれかに該当するものをいう。

   1. ①当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等（文書、図画若しくは電磁的記録（電磁的方式（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識できない方式をいう。）に記載され、若しくは記録され、又は音声、動作その他の方法を用いて表された一切の事項（個人識別符号を除く。）をいう。以下同じ。）により特定の個人を識別することができるもの、又は他の情報と照合することができ、それにより特定の個人を識別することができるもの
   2. ②個人情報保護法施行令第1条に定める個人識別符号が含まれるもの

2. 要配慮個人情報

   本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして個人情報保護法施行令第2条に定める記述等が含まれる個人情報をいう。

3. 個人情報データベース等

   特定の個人情報を、コンピュータを用いて検索することができるように体系的に構成した個人情報を含む情報の集合物、又はコンピュータを用いていない場合であっても、紙媒体等により個人情報を一定の規則にしたがって整理又は分類し、特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものをいう。ただし、利用方法からみて個人の権利利益を害するおそれが少ないものとして個人情報保護法施行令第3条1項に定めるものを除く。

4. 個人データ

   個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。

5. 保有個人データ

   開示、訂正、追加、削除、利用の停止、消去及び第三者への提供を行うことのできる権限を有する個人データであって、以下のものを除く。

   1. ①6月以内に消去することとなるもの
   2. ②当該個人データの存否が明らかになることにより、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれがあるもの
   3. ③当該個人データの存否が明らかになることにより、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがあるもの
   4. ④当該個人データの存否が明らかになることにより、国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれがあるもの
   5. ⑤当該個人データの存否が明らかになることにより、犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序の維持に支障が及ぶおそれがあるもの

6. 本人

   個人情報から識別され、又は識別され得る個人をいう。

7. 部門長

   個人情報を取扱う部・室・オフィスの長をいう。

8. 従業員

   当組合において、直接または間接に当組合の指揮監督を受けて、当組合の業務に従事している者をいい、雇用関係にある従業員（正社員、契約社員、パート社員等）のみならず、理事、監査役、派遣社員、業務委託先も含まれる。

第３条（適用範囲）

本規程は、当組合及び当組合の全ての従業員に適用する。

第４条（組合及び従業員の責務）

当組合及び当組合の全ての従業員は、個人情報の保護に関する法律（平成15年5月30日法律第57号）を遵守し、個人情報の保護に努めるものとする。

第５条（個人情報保護方針）

1. 当組合は、個人情報保護の理念を明確にした上で、次の事項を含む個人情報保護方針を定めるとともに、これを実行し維持するものとする。
   1. (1)事業の内容及び規模を考慮した適切な個人情報の収集、利用に関すること(目的外の利用を行わないことを含む)
   2. (2)個人情報の取り扱いに関する法令、政省令、及びその他の規範を遵守すること
   3. (3)個人情報の紛失・改ざん及び漏えい等の防止に関すること
   4. (4)問い合わせに関すること
2. 個人情報保護方針は、従業者に周知させるとともに、当組合のホームページに掲載する等の措置を講じるものとする。
3. 個人情報保護方針は、理事会決議により制定及び改廃するものとする。
4. 個人情報保護方針は、組合外に対して、プライバシーポリシーと称することができる。

第２章　個人情報の利用目的の特定等

第６条（利用の目的の特定）

1. 収集した個人情報は、以下の利用の目的（以下「利用目的」という。）のために利用する。
   1. (1)採用にかかる選考、連絡、手続き等のため
   2. (2)営業活動、本人確認、信用調査、契約の締結・履行、商品･サービスの提供、アフターサービス、利用料金の請求、サービス提供条件等の変更、サービスの停止・中止・契約解除の通知並びにその他当組合の承認・サービス提供を行うため
   3. (3)アンケート・調査の実施、応募懸賞の商品・サービスの送付、統計資料・マーケティング資料の作成及び企画開発を行うため
   4. (4)その他上記に付随、関連する業務の遂行のため
2. 利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲で行うものとする。
3. 利用目的を変更した場合は、変更した利用目的について、本人に通知し、又は公表するものとする。

第７条（目的外利用の制限）

1. 合併その他の事由により、他の法人等から事業を継承することに伴って個人情報を取得した場合は、本人の同意を得ないまま、継承前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、当該個人情報を取扱わないものとする。
2. 前項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当する場合には、あらかじめ本人の同意を得ずに、前2条の規定により特定された利用目的の範囲を超えて個人情報を取扱うことができるものとする。
   1. (1)法令に基づき、開示・提供を求められたとき
   2. (2)人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
   3. (3)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
   4. (4)国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

第３章　個人情報の取得の制限等

第８条（取得および取得の制限）

1. 個人情報を取得するときは、利用目的を明示するとともに、適法かつ適正な方法で行うものとする。
2. 当組合は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、要配慮個人情報を取得してはならない。
   1. (1)法令に基づく場合
   2. (2)人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
   3. (3)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
   4. (4)国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
   5. (5)当該要配慮個人情報が、本人、国の機関、地方公共団体、個人情報保護法76条１項各号に掲げる者、外国政府、外国の政府機関、外国の地方公共団体又は国際機関、外国における同法第76条第１項各号に掲げる者に相当する者により公開されている場合
   6. (6)本人を目視し、又は撮影することにより、その外形上明らかな要配慮個人情報を取得する場合
   7. (7)個人情報保護法第23条第5項各号において、個人データである要配慮個人情報の提供を受けるとき
3. 原則として本人から個人情報を取得するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、本人以外の者から個人情報を取得できるものとする。
   1. (1)本人の同意があるとき
   2. (2)法令等の規定に基づくとき
   3. (3)個人の生命、身体又は財産の安全を守るため、緊急かつやむを得ないと認められるとき
   4. (4)所在不明、判断能力が不十分等の事由により、本人から個人情報を取得することができないとき
   5. (5)司法手続上、必要不可欠であるとき
4. 前項各号の規定に該当して本人以外の者から個人情報を取得したときは、当該個人情報に係る利用目的を本人に通知し、又は公表するものとする。

第９条（取得に際しての利用目的の通知等）

1. 個人情報を取得した場合は、速やかに、その利用目的を本人に通知し、又は公表するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
   1. (1)利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
   2. (2)利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該個人情報取扱事業者の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
   3. (3)国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
   4. (4)取得の状況からかんがみて利用目的が明らかであると認められる場合
2. 前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録を含む。以下この項において同じ。）に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示するものとする。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りでない。
3. 当組合は、利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表しなければならない。

第４章　個人データの適正管理

第10条（個人データの適正管理）

1. 個人データは、利用目的に応じ必要な範囲内において正確かつ最新の状態に保つものとする。
2. 個人データの漏えい、滅失、き損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講ずるものとする。
3. 個人データの安全管理のために、個人データを取り扱う従業員に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。
4. 利用目的に関し保存する必要がなくなった個人データについては、確実、かつ速やかに破棄又は削除するものとする。
5. 当組合は、個人情報の取扱いの全部又は一部を当組合以外の者に委託するときは、原則として委託契約において、個人データの安全管理について受託者が講ずべき措置を明らかにし、受託者に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。

第５章　個人データの第三者提供

第11条（個人データの第三者提供）

1. 次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供しないものとする。
   1. (1)法令に基づき、開示・提供を求められたとき
   2. (2)人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
   3. (3)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
   4. (4)国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
2. 当組合は、第三者に提供される個人データ（要配慮個人情報を除く。以下この項において同じ。）について、本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止することとしている場合であって、次に掲げる事項について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くとともに、個人情報保護委員会規則に定める所定の方法により、個人情報保護委員会に届け出たときは、前項の規定にかかわらず、当該個人データを第三者に提供することができる。
   1. (1)第三者への提供を利用目的とすること。
   2. (2)第三者に提供される個人データの項目
   3. (3)第三者への提供の方法
   4. (4)本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止すること。
   5. (5)本人の求めを受け付ける方法
3. 当組合は、前項第2号、第3号又は第5号に掲げる事項を変更する場合は、変更する内容について、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くとともに、個人情報保護委員会に届け出なければならない。
4. 第2項及び前項における「あらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置く」とは以下のいずれかの措置を講ずることをいう。
   1. (1)第三者に提供される個人データによって識別される本人が当該提供の停止を求めるのに必要な期間をおくこと。
   2. (2)本人が第三者に提供される個人データの項目等の第2項各号の事項を確実に認識できる適切かつ合理的な方法によること。
5. 当組合は、第2項及び第3項による個人情報保護委員会に対する届出事項が同委員会により公表された後、速やかに、インターネットの利用その他の適切な方法により、第三者に提供される第2項各号の事項（変更があったときは、変更後の事項）を公表するものとする。
6. 第1項の個人データの提供先が外国（個人情報保護委員会規則で定めるものを除く）にある第三者（個人情報保護委員会規則第11条に定める基準に適合する体制を整備している者を除く）である場合、前項各号に該当する場合であって緊急を要する場合を除き、あらかじめ当該外国の第三者への提供を認める旨の本人同意を得なければならない。
7. 次に掲げる場合において、当該個人データの提供を受ける者は、第1項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。
   1. (1)利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合
   2. (2)合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データが提供される場合
   3. (3)個人データを特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨並びに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的及び当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称についてあらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき
8. 前項第3号に規定する利用する者の利用目的又は個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称を変更する場合は、変更する内容について、あらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くものとする。

第12条（第三者提供をする際の記録等）

1. 当組合は、個人データを第三者に提供したときは、第三者提供に係る記録を作成しなければならない。ただし、当該個人データの提供が第11条第１項各号に該当する場合又は同条7項各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
2. 第三者に個人データの提供をする場合の記録の作成方法は、文書、電磁的記録又はマイクロフィルムを用いて作成する方法によるものとする。
3. 前項の記録は、次項又は第5項に該当する場合を除き、第三者から個人データの提供をした都度、速やかに作成しなければならない。
4. 第2項の記録は、当該第三者に対し継続的に若しくは反復して個人データの提供（個人情報保護法第23条第2項による提供〔第11条2項ないし5項参照〕を除く。以下この項において同じ）をしたとき、又は当該第三者に対し継続的に若しくは反復して個人データの提供をすることが確実であると見込まれるときの記録は、一括して作成することができる。
5. 第2項の記録は、本人に対する物品又は役務の提供に関連して当該本人に係る個人データを第三者に提供した場合において、当該提供に関して作成された契約書その他の書面に記録すべき事項（第6項、第7項参照）が記載されているときは、当該書面をもって第三者から個人データの提供を受けたときの記録に代えることができる。
6. 個人情報保護法第23条第2項（第11条2項ないし5項参照）に基づき個人データを第三者に提供した場合は、以下の事項を記録するものとする。
   1. ①当該個人データを提供した年月日
   2. ②当該第三者の氏名又は名称その他の当該第三者を特定するに足りる事項（不特定かつ多数の者に対して提供したときは、その旨）
   3. ③当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項
   4. ④当該個人データの項目
7. 第11条第１項又は同条第6項に基づく本人の同意を得て個人データを第三者に提供した場合は、以下の事項を記録するものとする。
   1. ①本人の同意を得ている旨
   2. ②当該第三者の氏名又は名称その他の当該第三者を特定するに足りる事項（不特定かつ多数の者に対して提供したときは、その旨）
   3. ③当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項
   4. ④当該個人データの項目
8. 第6項及び前項の記載事項のうち、第2項から第5項までの方法により作成した記録（当該記録を保存している場合におけるものに限る）に記録されている事項と内容が同一であるものについては、当該事項の記録を省略することができる。
9. 当組合は、本条により作成した記録を、以下の場合に応じて、当該記録を作成した日から所定の期間保存するものとする。

   場合

   保存期間

   ①本人を当事者とする契約書等に基づく個人データの提供の場合

   保存期間

   最後に当該記録に係る個人データの提供を行った日から起算して１年を経過する日までの間

   場合

   ②個人データを継続的に若しくは反復して提供する場合

   保存期間

   最後に当該記録に係る個人データの提供を行った日から起算して３年を経過する日までの間

   場合

   ③上記①又は②以外の場合

   保存期間

   当該記録を作成した日から３年間

第13条（第三者提供を受ける際の確認及び記録）

1. 当組合は、第三者から個人データの提供を受けるに際しては、次に掲げる事項の確認を行わなければならない。ただし、当該個人データの提供が第11条第１項各号に該当する場合又は同条６項各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
   1. (1)当該第三者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者（法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものにあっては、その代表者又は管理人）の氏名
   2. (2)当該第三者による当該個人データの取得の経緯
2. 当組合は、第三者から個人データの提供を受ける際の確認を行う方法は、確認を行う事項の区分に応じて、それぞれ次のとおりとする。

   場合

   確認方法

   ①前項1号に該当する事項

   確認方法

   個人データを提供する第三者から申告を受ける方法その他の適切な方法

   場合

   ②前項2号に該当する事項

   確認方法

   個人データを提供する第三者から当該第三者による当該個人データの取得の経緯を示す契約書その他の書面の提示を受ける方法その他の適切な方法

3. 前項にかかわらず、第三者から他の個人データの提供を受けるに際して前項の方法による確認（当該確認について記録の作成及び保存をしている場合におけるものに限る。）を行っている事項の確認を行う場合は、当該事項の内容と当該提供に係る確認事項の内容が同一であることの確認を行う方法によるものとする。
4. 当組合は、前3項に基づく確認を行ったときは、以下の区分に応じて以下の事項を記録しなければならない。
   1. 個人情報保護法第23条第2項（第11条2項ないし5項参照）の方法により個人データの提供を受けた場合
      1. ①個人データの提供を受けた年月日
      2. ②当該第三者の氏名又は名称
      3. ③当該第三者の住所
      4. ④当該第三者が法人である場合は、その代表者（法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものにあっては、その代表者又は管理人）の氏名
      5. ⑤当該第三者による当該個人データの取得の経緯
      6. ⑥当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項
      7. ⑦当該個人データの項目
      8. ⑧個人情報保護法第23条第4項に基づき個人情報保護委員会による公表がされている旨
   2. 第11条第１項又は同条第6項に基づく本人の同意を得て第三者に提供した場合
      1. ①本人の同意を得ている旨
      2. ②当該第三者の氏名又は名称
      3. ③当該第三者の住所
      4. ④当該第三者が法人である場合は、その代表者（法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものにあっては、その代表者又は管理人）の氏名
      5. ⑤当該第三者による当該個人データの取得の経緯
      6. ⑥当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項
      7. ⑦当該個人データの項目
   3. 個人情報取扱事業者ではない第三者から提供を受けた場合
      1. ①当該第三者の氏名又は名称
      2. ②当該第三者の住所
      3. ③当該第三者が法人である場合は、その代表者（法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものにあっては、その代表者又は管理人）の氏名
      4. ④当該第三者による当該個人データの取得の経緯
      5. ⑤当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項
      6. ⑥当該個人データの項目
5. 前項各号の記載事項のうち、既に作成した記録（当該記録を保存している場合に限る）に記録されている事項と内容が同一であるものについては、当該事項の記録を省略することができる。
6. 第4項の記録は、次項又は第8項に該当する場合を除き、第三者から個人データの提供を受けた都度、速やかに作成しなければならない。
7. 第4項の記録は、当該第三者から継続的に若しくは反復して個人データの提供（個人情報保護法第23条第2項〔第11条2項ないし5項参照〕の方法により個人データの提供を受けた場合を除く。）を受けたとき、又は当該第三者から継続的に若しくは反復して個人データの提供を受けることが確実であると見込まれるときの記録は、一括して作成することができる。
8. 第4項の記録は、本人に対する物品又は役務の提供に関連して第三者から当該本人に係る個人データの提供を受けた場合において、当該提供に関して作成された契約書その他の書面に記録すべき事項が記載されているときは、当該書面をもって第三者から個人データの提供を受けたときの記録に代えることができる。
9. 当組合は、本条により作成した記録を、以下の場合に応じて、当該記録を作成した日から所定の期間保存するものとする。

   場合

   保存期間

   ①本人を当事者とする契約書等に基づく個人データの提供の場合

   保存期間

   最後に当該記録に係る個人データの提供を行った日から起算して１年を経過する日までの間

   場合

   ②個人データを継続的に若しくは反復して提供する場合

   保存期間

   最後に当該記録に係る個人データの提供を行った日から起算して３年を経過する日までの間

   場合

   ③上記①又は②以外の場合

   保存期間

   当該記録を作成した日から３年間

第６章　保有個人データの開示、訂正・追加・削除・利用停止

第12条（保有個人データの開示等）

1. 本人から、当該本人に係る保有個人データについて、書面又は口頭により、その開示（当該本人が識別される個人情報を保有していないときにその旨を知らせることを含む。以下同じ。）の請求があったときは、本人確認書類等により本人であることを確認の上、開示をするものとする。なお、開示の請求者が、未成年者又は成年被後見人の法定代理人、又は開示等の求めにつき本人が委任した任意代理人である場合には、本人及び代理人の本人確認書類等及び委任状や戸籍謄本により本人の請求であることを確認の上、開示をする。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。
   1. (1)本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがあるとき
   2. (2)当組合の事業の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがあるとき
   3. (3)他の法令に違反することとなるとき
2. 前項の開示は、原則として書面により行うものとする。ただし、申出をした者の同意があるときは、口頭により開示をすることができる。
3. 開示手続きに関して生じた、下記費用は請求者が負担する。
   1. 当組合への書類郵送にかかわる費用
   2. 請求事項の回答の郵送にかかる手数料
4. 保有個人データの開示又は不開示の決定の通知は、本人に対し、書面により遅滞なく行うものとする。
5. 開示請求窓口は、総務部とする。

第13条（保有個人データの訂正、追加、削除、利用停止等）

1. 保有個人データの開示を受けた者から、書面又は口頭により、開示に係る個人データの訂正、追加、削除又は利用停止の請求があったときは、利用目的の達成に必要な範囲内において遅滞なく調査を行い、その結果を、申出をした者に対し、書面により通知するものとする。
2. 訂正等請求窓口は、総務部とする。

第７章　組織及び体制

第14条（個人情報保護管理者）

1. 個人情報の適正管理のため個人情報保護管理者を定め、次の事項を統括管理する。
   1. (1)個人情報保護に関する安全管理措置の整備・構築
   2. (2)個人情報保護に関する社内規程等の制定案及び改正案の作成
   3. (3)個人情報取扱細則の制定及び改廃
   4. (4)個人情報漏えい等の事故に対する適切な対処
   5. (5)個人情報保護に関する教育訓練制度の整備
   6. (6)その他個人情報保護に関する必要な業務
2. 個人情報保護管理者は、管理本部長とする。
3. 個人情報保護管理者は、代表理事の指示、理事会決議及び本規程の定めに基づき、適正管理対策の実施、従業員に対する教育・訓練等を行う責任を負うものとする。
4. 個人情報保護管理者は適正管理に必要な措置について定期的に評価を行い、見直し又は改善を行うものとする。
5. 個人情報保護管理者は、個人情報の適正管理に必要な措置の一部を、各事業を分掌する従業者に委任することができる。
6. 個人情報保護管理者は、必要に応じて、本規程の管理状況を理事会にて報告するものとする。

第15条（個人情報取扱者）

個人情報保護管理者は自らの業務を遂行するに当たり、補助者として、個人情報取扱者を任命することができる。個人情報取扱者は、次の事項を行う。

1. 個人情報保護に関する安全管理措置に基づく具体的事項の実施
2. 個人情報保護に関する社内細則の制定案及び改正案の作成
3. 個人情報漏洩等の事故に対する窓口相談
4. 個人情報保護に関する教育訓練の実施
5. その他個人情報保護に関して、個人情報保護管理者から指示された事項

第16条（部門長の責任）

1. 部門長は、責任者として、個人情報保護管理者の定める方針その他監査の指導監督ならびに担当理事の指示に従い、担当部・室・オフィスにかかる管理業務を行う。
2. 部門長は、本規程に基づき個人情報の取扱いを管理する上で必要とされる細則の制定及び改廃を行うものとする。
3. 部門長は本規程及び個人情報取扱細則に従い、自らの部門に存在する個人情報の所在、内容、利用者、規模等を把握し、個人情報の適正な取扱いを維持・管理しなければならない。
4. 部門長は、自らの部門において個人情報の漏洩等の事故、違反の発生又はその疑いが生じた場合は、直ちにその旨を個人情報保護管理者に報告し、指示を求めなければならない。

第17条（個人情報の取扱いの決定）

個人情報の基本的取扱いについては、各部門長がその適否を判断し、例外的取扱いに関しては、個人情報保護管理者にその適否の判断を求めるものとする。

第18条（監査責任者）

1. 監査責任者は、内部監査室長とする。
2. 監査責任者は、平常時、以下の役割を担う。
   1. (1)個人情報保護方針、施策、及び本規程、細則その他の関係規程の制定・改廃に関する答申
   2. (2)本規程及び個人情報取扱細則の遵守、個人情報管理状況の調査、把握、指導監督、及びその結果の個人情報保護管理者への報告
3. 監査責任者は、個人情報の取扱いに関する監査に必要な調査権限を有する。
4. 監査責任者は、個人情報の取扱いに関する監査に必要な監査担当者を任命することができる。

第19条（教育訓練、監査計画）

1. 個人情報保護管理者、個人情報取扱者は、個人情報の適正な取扱いを維持・推進するため、適宜教育・訓練を実施する。
2. 監査責任者は、定期的に個人情報の取扱いに関する監査計画を策定する。

第20条（苦情対応）

1. 当組合は、個人情報の取扱いに関する苦情（以下「苦情」という。）について必要な体制整備を行い、苦情があったときは、適切かつ迅速な対応に努めるものとする。
2. 苦情処理は各部門に相談窓口を設けるものとし、必要に応じて総務部が対応するものとする。
3. 苦情対応責任者は、各部門長とする。
4. 苦情対応責任者は、苦情対応の業務を従業員に委任することができる。その場合は、あらかじめ従業員を指定し、その業務の内容を明確にしておくものとする。

第22条（従業者の義務）

1. 従業員又は従業員であった者は、業務上知り得た個人情報の内容をみだりに他に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。
2. 本規程に違反する事実又は違反するおそれがあることを発見した従業員は、その旨を個人情報保護管理者に報告するものとする。
3. 個人情報保護管理者は、前項による報告の内容を調査し、違反の事実が判明した場合には遅滞なく、各部門長に適切な措置をとるよう指示するものとする。

第23条（罰則）

当組合は、本規程又は細則に違反した正社員、契約社員、パート社員に対し、就業規則に基づき処分を行い、その他の者に対しては、契約または法令に照らして対応を決定する。

第24条（改廃）

本規程の改廃は、理事会の決議により決定する。

～　附　則　～
本規程は、平成30年1月5日に制定し、これを施行する。